經常有客戶說，我們青島廣告公司準備做一場展會活動，領導批的預算有限，只有不到1萬塊錢，但是光設計效果圖就要好幾千了，再加上現場搭建、物料制作、人工運輸等，沒個3、5萬根本下不來，時間緊迫，市場部都要愁死了，怎么辦呢？
其實一場展會活動，不管是在會展中心還是在酒店的大宴會廳，10萬塊錢能做，1萬塊錢也能做，甚至5000塊都可以做的有模有樣，所以大可不必為了預算少而犯愁，就辦活動而言，預算這個東西，多有多的優勢，少也有少的辦法。
要做一場展會活動，需要分幾步走？
1、設計展會圖，2、制作物料，3、搭建會場，4舉辦活動，5撤展。
假設一場布展活動的費用是5萬元，通常是設計費1萬，物料制作費2萬，現場搭建費1萬，剩下的邀請禮儀模特演藝人員等零零散散的費用是1萬。
設計效果圖，這是展會活動的第一步，是一場展會活動的基礎，這是最難的一步也是最簡單的一步，效果圖可以是美輪美奐，3D渲染等，也可以是平面圖，甚至用筆在紙上畫一畫大體輪廓都可以算是設計圖。
   

通常大型公司都非常重視這一步，通常需要反復的修改，然后再反復的提交給公司領導審核，走審批流程等等，一套設計圖通過往往需要一兩個月的時間。這也是為什么廣告公司在設計圖這一環節經常要收費好幾萬的原因。但是中型或者小型的公司需要這一步嗎，其實完全是可以去掉的，讓廣告公司出一個大體的平面圖，或者現場布置的思路即可。
第二步，是物料的制作，通常展會活動用到的主要物料有烤漆地臺、亞克力、密度板、三合板、噴繪寫真KT板、背景板、舞臺、桁架、燈光音響等等。在物料的制作這方面，木質背景板的效果就是比桁架背景板的效果要好，線陣音響就是比拉桿音箱聽起來清晰震撼，LED屏幕P3的看起來就是要比P4的清楚，物料就是這樣肯定是一分價錢一分貨。
 

第三步，現場搭建，這是最容易出問題的一個環節，因為執行難從來就是所有行業的普遍現象，設計圖做的再好，沒有落地那也就是鏡花水月罷了，所以，現場的搭建，往往就是根據實際情況不斷調整，不斷修正，爭取最大限度的還原設計圖的一個過程，因為在實際施工的過程中，各種搭建的物料不可能沒有任何問題，物料的運輸、尺寸的偏差、現場的天氣、場地的平整、現場的布置、線路的連接、燈光的調試、節目彩排等等，每個環節都可能出現問題，現場搭建就是一個不斷發現問題，解決問題的過程。另外，關于搭建，最好通宵干活的準備吧。
第四步，活動舉辦，前面所有的準備都是為了活動當天，所以活動舉辦的當天一定要全時盯場，根據活動流程，適時安排主持人、禮儀、模特、演藝人員等登場，并做好預案，及時應對突發狀況的出現，例如音響沒聲音了、LED屏幕突然不亮了、主持人讀錯詞了、互動氣氛不夠熱烈等等。
 
第五步，撤場，活動終于完成了，撤場是最后一步，拆卸搬運、退押金、清理現場等，事情繁瑣，如果現場剮蹭損壞，那麻煩事情來了，根據經驗，基本上都是要被狠狠地扣掉一部分押金的。
活動的流程就是這些，所以，建議中小企業的公司，可以從這些環節縮減費用：
效果圖，這直接就pass掉，跟廣告公司溝通好大體的思路，是在不放心，可以讓出一張平面圖，知道各種物料的布置足以。
物料的制作，盡量少用烤漆臺、木質背景板、亞克力發光字等材質，這些材質好不好，當然好，但是價格也是要比噴繪寫真、KT板等材質貴得多，主體架構用桁架足以，包上一層噴繪布或者寫真KT板，看上去也不錯。
 
現場搭建，少做，盡量不做特殊造型，造型越復雜，價格肯定就越高，盡量多用模塊化的物料，這樣是最省時省力的方式，而且基本做出來造型也都挺美。
活動舉辦，這一部分的費用，主要看要請的主持人、禮儀模特、演藝人員的數量和“質量”，請10人和請1人價格肯定不一樣，簡單來說，就是高的比矮的貴、漂亮的比一般的貴、外籍比中國的貴。現實就是這么的殘酷，顏值就是第一生產力。所以，這一部分，建議中小型的公司，可以直接用自己公司的主持人和才藝人員，能節省掉一大筆的費用。
 

撤場，主要是廣告活動公司的事情，物料能回收的回收，能重復使用的重復使用，也能節省一部分費用。
所以，一般來說，會展中心50平的光地，或者酒店會場50平的舞臺，按照上述思路來做的話，基本上5000塊錢就可以拿下，能夠滿足基本的展會活動的需求了。